Einführungsbeitrag

Die wirksame Bereitstellung von Unterstützung des Facility Managements ist ein entscheidender Bestandteil bei der Arbeit der meisten Organisationen. Sie wirkt sich auf die organisationseigene Leistungsfähigkeit zur Bereitstellung gleichbleibender Produkte und Dienstleistungen aus, unterstützt das Kerngeschäft, und kann ein Bestandteil beim Erzielen von Wettbewerbsvorteilen sein. Jedoch waren Leistungsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit im Facility Management bekanntlich schwer zu bewerten, da keine allgemeine Methodik und keine Verfahren zur Normdatenerfassung vorhanden waren. Diese Norm zum Benchmarken der Leistung ist zusammen mit den anderen Normen der Reihe EN 15221 ein bedeutender Schritt nach vorn bei der Bewältigung dieser Lücken (Diskrepanzen). Benchmarking ist Teil eines Prozesses, der sich darauf richtet, den Aufgabenbereich und die Unterstützungen für potentielle Verbesserungen in einer Organisation durch den systematischen Vergleich ihrer Leistung mit der von einer anderen Organisation oder von mehreren Organisationen festzulegen. Es ist ein Werkzeug, das allgemein branchenübergreifend weltweit eingesetzt wird, jedoch häufig innerhalb des Facility Managements falsch angewendet oder nicht verstanden wurde. Benchmarking wird oft mit dem Begriff "beste Praxis" (en: Best Practice) verbunden. Der Vergleich mit dem besten Unternehmen oder Prozess innerhalb einer Branche ist einer der intelligentesten Wege zur Verbesserung der eigenen Leistung. Beste Praxis kann sich auf angemessene Ergebnisse (en: Outcome) bei den geringsten Kosten beziehen, jedoch ist das nicht immer der Fall. Sie kann sich ebenfalls auf das bestmögliche Ergebnis beziehen, oder auf den schnellsten Prozess, oder auf einen Prozess mit der geringsten Umweltbelastung. Für alle trifft zu, dass sie ohne einen zuverlässigen Vergleich kein Urteil über den Stand einer Organisation abgeben können. Vor einem Benchmarking im Facility Management wird dringend empfohlen, den Benchmarking-Vorgang im Hinblick auf die vier nachfolgend angegebenen Hauptaspekte zu positionieren und anschließend das Benchmarking mit Hilfe der vorliegenden Norm vorzubereiten und durchzuführen. In dieser Norm wird davon ausgegangen, dass sich Benchmarking in Abhängigkeit von folgenden vier Aspekten sehr unterschiedlich gestalten kann: a) Blickwinkel des Initiators, der den Benchmarkingprozess durchführt; b) Ziele des Benchmarkingprozesses, die vom Initiator festgelegt wurden. In der Regel sind diese Ziele miteinander verknüpft. Sie können folgende Kategorien umfassen, die in der Norm ausführlicher dargelegt sind: 1) Suche nach neuen Ideen; 2) Beschaffung von Daten zur Vorbereitung einer wesentlichen Entscheidung oder zur Klärung von Streitpunkten; 3) Kostensenkung unter Aufrechterhaltung eines ähnlichen Niveaus an erhaltenen oder erbrachten Leistungen; 4) Verbesserung des Niveaus der erhaltenen oder erbrachten Leistungen bei ähnlichen Kosten; 5) Verbesserung der Ressourcennutzung; c) Zeitpunkt, zu dem die Organisation die Durchführung eines FM Benchmarkings erwägt; d) Benchmarking-Auswahl, die zum Vergleich herangezogen wird, und zwar vorwiegend: 1) ähnliche Branche in Bezug auf die Hauptaktivitäten, wo Vergleiche einfacher sind; 2) andere Branchen in Bezug auf die Hauptaktivitäten, wo es vor allem darum geht, Verbesserungsmöglichkeiten zu finden. Finanzielle Vergleiche können eine geeignete Grundlage für einen Benchmarkingprozess bilden, da quantitative Daten oft viel leichter zu erhalten sind und viel einfacher zuzuordnen sind, als qualitative Daten. Historisch betrachtet wurde Benchmarking im Facility Management meistens auf diese Art von "harten" Daten ausgerichtet. Jedoch kann das, was von den quantitativen Daten in Erfahrung gebracht werden kann, eingeschränkt sein. Deshalb versucht diese Norm, das Leistungs-Benchmarking als ein Datenvergleichsverfahren zur Unterstützung der Entwicklung und der Lernprozesse durch einige Arten des qualitativen Wissensaustauschs aufzubauen. Diese Norm versucht, einen offenkundig komplexen Prozess zu vereinfachen. Bis jetzt waren Benchmarkingprojekte häufig konfus, überambitioniert und eine wirksame Datenanalyse fehlte. Durch die Festlegung eines zusammenhängenden und umfassenden Prozesses für das Benchmarking, zusammen mit brauchbaren und logischen Vergleichsmaßstäben, und durch Klärung der vielen Risiken im Vergleichsprozess, stellt die vorliegende Norm praktizierenden Facility Managern eine Reihe von Schlüsselkennzahlen zur Identifizierung von Bereichen zur Verfügung, bei denen die Notwendigkeit zur Verbesserung der Leistung ihres eigenen Teams, ihrer Wertschöpfungskette (Lieferkette) oder der gesamten Organisation, in der sie tätig sind, bestehen könnte. Es ist dieser zusammenhängende Ansatz innerhalb der Normenreihe EN 15221, der die Grundlage der Benchmarking-Norm unterstützt. Es ist zu erwarten, dass diese Plattform in kurzer Zeit zu einer Nachfrage nach mehr Gemeinsamkeit im Berichtswesen einer Reihe von Vergleichsmaßstäben - finanziell, qualitativ usw. - führen wird, die die Arbeit von Facility Managern einfacher werden lassen, und die leichter von der Organisation verstanden werden, für die sie tätig sind. Die Norm gilt für das in EN 15221-1 definierte und in EN 15221-4 erläuterte Facility Management. Die vorliegende Norm bietet Leitlinien für Leistungs-Benchmarking und enthält eindeutige Begriffe und Definitionen sowie Verfahren für das Benchmarking von Facility-Management-Produkten und -Dienstleistungen sowie Facility Management-Organisationen und -Vorgänge. Diese Norm legt eine allgemeine Grundlage für das Benchmarking von Facility-Management-Kosten, Grundflächen und Umwelteinwirkungen sowie von Servicequalität, Zufriedenheit und Produktivität fest. Das zuständige deutsche Gremium ist der NA 041-04-02 AA "Facility Management (SpA CEN/TC 348 und ISO/TC 267)" des Normenausschusses Heiz- und Raumlufttechnik (NHRS) im DIN Deutsches Institut für Normung e.V.

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Zuständiges nationales Arbeitsgremium

NA 041-04-02 AA - Facility Management (SpA CEN/TC 348 und ISO/TC 267)  

Zuständiges europäisches Arbeitsgremium

CEN/TC 348 - Facility Management