NA 043

DIN-Normenausschuss Informationstechnik und Anwendungen (NIA)

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Norm [ZURÜCKGEZOGEN]

DIN 5008
Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung

Titel (englisch)

Rules for the writing and layout of word processing documents

Einführungsbeitrag

Diese Norm wurde vom Normenausschuss Informationstechnik und Anwendungen (NIA), Arbeitsausschuss NA 043-03-01 AA "Textverarbeitung" erarbeitet. Die "Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung" sind aus bewährten Erfahrungen der Praxis und Erkenntnissen der Rationalisierung entstanden. Die Regeln setzen den Schriftzeichenbestand der Normen für alphanumerische Tastaturen für die Daten- und Textverarbeitung sowie für Schreibmaschinen voraus. Für die Rechtschreibung und Zeichensetzung gilt "Die amtliche Regelung der deutschen Rechtschreibung" in der Fassung mit Gültigkeit ab 2006-07-01. In einzelnen Fällen weichen die "Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung" von den Festlegungen für den Schriftsatz ab. Das ist bedingt durch die bei Büromaschinen mit alphanumerischer Tastatur festliegenden Schriftzeichen und deren Anwendung. Diese Norm legt nicht fest, "was" zu schreiben ist, sondern "wie" ein vorgegebener Inhalt dargestellt werden soll. Der Wortlaut der Beispiele ist frei gewählt. Aus den Musteranschriften im Anhang D und den Anwendungsbeispielen im Anhang E dürfen keine zusätzlichen Regeln abgeleitet werden. Im April 1949 erschien die erste Ausgabe von DIN 5008 unter dem Titel "Regeln für Maschineschreiben". Es folgten Neuausgaben in den Jahren 1951, 1963, 1975, 1986, 1996 und schließlich 2001. Im Mai 2005 wurde eine Neuausgabe herausgegeben, in die nur Änderungen zum Anschriftenfeld berücksichtigt wurden. Diese gingen auf einen Änderungsantrag der Deutschen Post AG zurück, die Leerzeile in der Anschrift wegfallen zu lassen. Der Antrag war im Wesentlichen damit begründet, dass - eine Vereinheitlichung der nationalen und internationalen Aufschrift erreicht werden soll (europäisch und international wird keine Leerzeile in der Anschrift verwendet), - im Bereich der elektronischen Frankierung (zum Beispiel 2D-Matrix-Code) der Verzicht auf die Leerzeile bereits umgesetzt ist, - bei Wegfall der Leerzeile aufgrund einer verbesserten Anschriftenerkennung eine höhere Quote maschinell bearbeiteter Briefsendungen erreicht werden kann. Diese Regelung hat sich in der Praxis bewährt und soll beibehalten werden. Der nunmehr vorgelegte Norm-Entwurf für eine Neuausgabe der Norm, die für 2010 vorgesehen ist, verfolgt vor allem das Ziel, die Festlegungen aus DIN 676 zu integrieren und weitere Aspekte der Textgestaltung aufzunehmen, die im heutigen Büroalltag häufig vorkommen. So wurden neue Abschnitte zu Diagrammen und längeren Texten erarbeitet und eingefügt. Über viele Jahre gab es die DIN 676 als gesonderte Norm "Geschäftsbriefe - Einzelvordrucke und Endlosvordrucke". Die Ursprünge dieser Norm waren geprägt davon, dass die Gestaltung von Briefvordrucken vollständig getrennt war von der Nutzung dieser Vordrucke durch Beschreiben - nach den Regeln der DIN 5008. Schon die letzten Fassungen der DIN 5008 nehmen intensiv Bezug zur DIN 676, da mit Fortschreiten der Technik die strikte Trennung von Briefvordruck und -beschriftung immer weiter aufgehoben wurde. Diesem Zusammenwachsen wird nun in der aktuellen DIN 5008 mit der vollständigen Integration der DIN 676 Rechnung getragen. Damit werden Verweise und Wiederholungen vermieden und ein in sich schlüssiges Gesamtregelwerk etabliert. DIN 5008 ist eine Norm, die sich an einen breiten Anwenderkreis richtet und auch in vielen Unternehmen eingesetzt wird. Deshalb muss vor allem ein effizientes Arbeiten für den breiten Anwenderkreis möglich sein. Die Regeln dürfen nicht zu speziell und damit aufwendig in ihrer Anwendung sein und auch in der beruflichen Bildung müssen sie einfach vermittelt werden können. Der Anwenderkreis ist eher breiter geworden als zu Zeiten der Schreibmaschine (und mit spezialisierten Schreibkräften). Für spezielle Anwendungen wird auf die Fachliteratur verwiesen. Der NIA 03-01 wurde durch die zum Norm-Entwurf vorgelegten Einsprüche in seiner Auffassung bestärkt, die Abwärtskompatibilität zur Schreibmaschine bereits zu dieser Neuausgabe aufzugeben. Die Vorteile der größeren Einfachheit der Gestaltung nach runden mm-Angaben (25/50/75 et cetera) überwiegen die Nachteile der fehlenden Abwärtskompatibilität zur Schreibmaschine und den Aufwand der Umstellung. Der Umstellungsaufwand für die Anwender bleibt vertretbar, da sich keine merkliche optische Veränderung ergibt. Eine Übergangsregelung für die eventuelle Anwendung von alten Formularen mit Schreibmaschinen wird vermerkt, siehe Anhang B. Das Anschriftfeld und die Position von der oberen Blattkante sind von dieser Änderung nicht betroffen. Die Bezeichnungslogik rund um den Mittestrich folgt DIN 2137-2:2003-09. Hier wird für Taste "B10" die Bezeichnung Mittestrich (Bindestrich, Gedankenstrich, Minuszeichen) festgelegt. Die Regeln in DIN 5008 erfolgen wie in jeder Norm produktneutral und enthalten deshalb keine Hinweise zur technischen Umsetzung. Bei der Gestaltung der Regeln werden aber die technischen Möglichkeiten der verbreiteten Textverarbeitungsprogramme berücksichtigt.

Änderungsvermerk

Gegenüber DIN 5008:2005-05 und DIN 676:1995-05 wurden folgende Änderungen vorgenommen: a) DIN 676:1995-05 als Abschnitt 16 in die DIN 5008:2005-05 eingearbeitet und ergänzend dazu den Abschnitt 17 (vormals 14) Beschriftung von Briefblättern angepasst; b) Endlosformate aus DIN 676 wurden nicht mehr berücksichtigt; c) Kurzleitwörter aus DIN 676 wurden nicht mehr berücksichtigt; d) Zu den Abschnitten 4 bis 9 wurden explizite Anforderungen aufgenommen, um eine durchgängige Textgestaltung zu erreichen. Dazu wurden die Überschriften der Abschnitte knapper gehalten und die Anforderungen in den Text aufgenommen; e) Bisheriger Abschnitt 7.8 zu Unterführungszeichen statt Wortwiederholung gestrichen; f) neuer Abschnitt 13 Diagramme und Abbildungen eingefügt; g) neuer Abschnitt 15 Längere Texte eingefügt; h) Abschnitt 16.3 (vormals DIN 676): Normbezeichnungen für Vorlagen Form A und Form B eingeführt; entsprechende Neugestaltung und Neubezeichnung von Bild 3 bis Bild 5; i) in Abschnitten 16.3, 17.8 und Anhang E die Bedeutung des Informationsblocks hervorgehoben; j) Abschnitt 17.7.1: Neuregelung zur Gliederung des Anschriftfeldes mit Rücksendeangabe (siehe auch Bild 7); k) Anhang B: Umstellung auf ein einheitliches Raster von 25 mm; das Anschriftfeld und die Position von der oberen Blattkante sind von dieser Änderung nicht betroffen; l) Anhang D: Neue Musteranschriften o) und p) m) Anhang E: Alle Anwendungsbeispiele überarbeitet entsprechend des neuen 25 mm-Rasters und der neuen Normbezeichnungen; n) Anhang G gestrichen. Die noch relevanten Erläuterungen wurden als Anmerkungen zum betreffenden Abschnitt aufgenommen; o) alle Beispiele an die aktuellen amtlichen Rechtschreibregeln angepasst.