Wie sieht ein korrekter Geschäftsbrief aus? Wie gliedere ich Telefonnummern und IBAN-Zahlen? Sind Emojis erlaubt? Diese und ähnliche Fragen stellen sich Mitarbeiter im Beruf täglich, wenn es um Texte in der Geschäfts- und Bürokommunikation geht. Antworten liefert die DIN 5008 „Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung“. DIN hat das Regelwerk jetzt in einer überarbeiteten Fassung mit neuen Inhalten veröffentlicht, die über den Rahmen der reinen Textverarbeitung hinausgehen. Hinzugekommen sind unter anderem Themen wie Präsentationen, Protokolle, Rechnungen, Texte in Tabellenform, Dateiablage und viele zugehörige Anwendungsbeispiele.

Bewährte Hilfestellung im Büro

Die DIN 5008 zählt zu den bekanntesten DIN-Normen und hat einen festen Platz im geschäftlichen Schriftverkehr: Sie liefert einfache und verständliche Regeln, um Texte und Informationen so darzustellen, dass sie sich schnell erfassen lassen. Mit den neuen Inhalten deckt die Norm aktuelle Anforderungen an die Geschäfts- und Bürokommunikation ab. Ergänzt wurden außer Regeln zu Zahlentabellen auch welche zu Texten in Tabellenform, darunter fallen beispielsweise Formulare, Checklisten, Rechnungen und Lieferscheine. Wer Bildschirmpräsentationen gestaltet oder Protokolle aufsetzt, wird in der DIN 5008 ebenfalls fündig. Erweitert wurden zudem Inhalte zu elektronischem Schriftverkehr, beispielsweise per E-Mail oder über vergleichbare Dienste. Darüber hinaus umfasst die Norm nun auch Empfehlungen, unter welchen Ordnerstrukturen und einheitlichen Bezeichnungen sich Dateien ablegen lassen, damit die Dokumente einfach und schnell wiederauffindbar sind.

Ein ausführlicher Anhang informiert über typografisch anspruchsvolle Texte und abweichende Regeln, zum Beispiel für Flyer oder aufwendig gestaltete Geschäftsberichte. Auch wer Zweifel hat, ob und wie er in der Geschäftskorrespondenz Emoticons oder Emojis verwenden darf, findet dazu Antworten in der Norm: Es ist erlaubt, wenn der Kontext stimmt.

Praktisches Nachschlagewerk

„Die DIN 5008 ist in der Bürokommunikation nicht mehr wegzudenken, die Norm trägt seit Jahrzehnten zu einheitlicheren und verständlicheren Schriftstücken bei“, sagt Eberhard Rüssing, Fachbereichsleiter für die Lernfelder im Ausbildungsberuf „Kaufmann/-frau für Büromanagement“ an der Louise-Schroeder-Schule (Oberstufenzentrum Bürowirtschaft und Verwaltung), Berlin. Er ist Obmann des Arbeitsausschusses „Text- und Informationsverarbeitung für Büroanwendungen“, der die Norm erarbeitet hat. „Bei der Aktualisierung haben wir insbesondere darauf geachtet, aktuelle Themen und Fragestellungen zu berücksichtigen. Wir wollten aber auch die Balance zwischen Genauigkeit und Verbindlichkeit im Regelwerk auf der einen und einer pragmatischen und schnellen Umsetzbarkeit mit heute gängigen Softwarelösungen auf der anderen Seite wahren. Die Norm eignet sich als praktisches Nachschlagewerk sowohl für den Büroalltag als auch für die berufliche Aus- und Weiterbildung“, ergänzt der Experte.

Die DIN 5008 ist unter www.dinmedia.de/din-5008 erhältlich. DIN Media veröffentlicht sie zudem in Form eines handlichen Sonderdrucks. Es erscheinen darüber hinaus ein Kommentar und verschiedene Anwendungshilfen zu den Schreib- und Gestaltungsregeln.